O procedimento que vale e quem está fazendo o quê.
Em operações, o processo existe. O difícil é saber qual versão vale, em que pé está cada entrega e quem resolve a exceção. A Numenai lê o procedimento e as ferramentas do time e responde com a fonte ao lado.
Os exemplos desta página usam a Lumora Energia, uma empresa fictícia da nossa conta de demonstração, e a Vértice, cliente dela.
Costumam entrar
O que trava o dia a dia em Operações.
Qual versão vale?
O procedimento tem três cópias, e a que todo mundo usa não é a mais nova.
Status por mensagem
Para saber em que pé está uma entrega, alguém pergunta no grupo e espera a resposta.
O jeito certo mora numa pessoa
Quando o técnico mais antigo sai de férias, as dúvidas vão todas para o celular dele.
Quem chega aprende perguntando
Cada pessoa nova repete as mesmas perguntas, e quem responde para o que estava fazendo.
Um dia em Operações, antes e depois.
Os mesmos momentos de sempre. Muda onde está a resposta.
Começo do dia
Hoje
Abrir o ClickUp, filtrar lista por lista e montar de cabeça o que vence na semana.
Com a Numenai
Perguntar o que vence esta semana na lista Implantação e receber uma tabela com tarefa, responsável e prazo, lida na hora.
Uma dúvida no meio do trabalho
Hoje
Mandar mensagem para quem sabe e esperar.
Com a Numenai
Perguntar à Numenai e receber os passos, com o documento e a seção de onde saíram.
Na reunião de status
Hoje
Cada um conta o que lembra, e ninguém anota quem ficou com o quê.
Com a Numenai
Gravar a reunião no Chrome ou no Edge e receber a ata no modelo Status do time.
Quando algo sai do previsto
Hoje
Abrir a tarefa à mão depois, se alguém lembrar.
Com a Numenai
Pedir ao agente para criar a tarefa e passar para o responsável. Por padrão, ela aparece para você confirmar antes de entrar no ClickUp.
A pergunta de todo dia, com a fonte ao lado.
O que a área costuma perguntar, o que a Numenai devolve e as referências que sustentam a resposta.
Pergunta típica
“Qual é o procedimento de vistoria que vale hoje?”
Resposta de exemplo
Os passos, com o documento e a seção de onde saíram. Quando o que está conectado não cobre uma parte, o assistente é orientado a dizer o que faltou em vez de preencher a lacuna.
De onde veio
- Notion: Procedimento de vistoria (Passo a passo)
Pergunta típica
“Quais tarefas da lista Implantação vencem esta semana?”
Resposta de exemplo
Uma tabela com tarefa, responsável e prazo, lida no ClickUp na hora da pergunta.
De onde veio
- ClickUp: Lista Implantação (lida na hora)
Pergunta típica
“Em que pé está a implantação da Vértice?”
Resposta de exemplo
O status de cada tarefa da implantação, lido no ClickUp na hora, e o que a ata da última reunião deixou pendente.
De onde veio
- ClickUp: Implantação Vértice (lida na hora)
- Ata_Implantação_Vértice.docx (Pendências)
Pergunta típica
“Quais cartões do quadro Manutenção estão em Aguardando peça?”
Resposta de exemplo
Os cartões daquela coluna numa tabela, e quantos são.
De onde veio
- Trello: Quadro Manutenção (Aguardando peça)
Pergunta típica
“O que fazer se o cliente não estiver no local na hora da vistoria?”
Resposta de exemplo
A regra do procedimento, com o trecho citado. Se o procedimento não cobre o caso, o assistente é orientado a dizer isso.
De onde veio
- Notion: Procedimento de vistoria (Exceções)
O agente faz, com a sua confirmação.
No chat da plataforma, o admin decide o que o agente pode fazer em cada ferramenta e, por padrão, cada escrita pede a sua confirmação.
Você pede
“Cria a tarefa da vistoria na lista Implantação e passa para o Rafael.”
A tarefa aparece num cartão de confirmação na plataforma e por padrão, só é criada no ClickUp depois do seu ok.
Criar tarefa no ClickUp
Pede confirmação
Você pede
“Move o cartão da Vértice para Concluído e comenta que a peça chegou.”
Com a ação liberada pelo admin, a mudança aparece para você confirmar antes de ir para o quadro.
Mover cartão no Trello
Pede confirmação
As ferramentas que costumam entrar.
- ClickUpTarefas e docs, lidos na hora da pergunta. O agente cria e atualiza tarefas, com a sua confirmação por padrão.
- TrelloQuadros e cartões. Com a ação liberada pelo admin, o agente cria, comenta e move cartões.
- NotionProcedimentos e bancos de dados. O agente cria páginas num banco e atualiza status, responsável e prazo.
- Google DriveManuais e checklists, em modo somente leitura.
- ExcelPlanilhas que a equipe sobe direto, e que viram documento consultável.
Quem vê o quê, em Operações.
Nunca apaga nem arquiva
No ClickUp, no Trello e no Notion, o agente cria e atualiza. Apagar ou arquivar, ele não faz.
O admin decide o alcance
O admin decide, pessoa a pessoa, o que o agente pode fazer em cada ferramenta.
Texto lido não dá ordem
Se um cartão ou uma tarefa traz escrito “mova isto”, o agente é instruído a tratar como texto, não como pedido seu.
Comece pela pergunta que mais se repete.
Conecte uma ferramenta ou suba um arquivo e faça a primeira pergunta. Teste grátis por 14 dias.